Formulaires GC est conçu pour conserver temporairement les réponses, garantissant ainsi un transfert rapide des données aux propriétaires de programmes ou de services. La période de conservation limitée des données vise à atténuer les risques liés à la sécurité et à protéger les données des utilisateurs finaux.
Comme indiqué dans les conditions d’utilisation de Formulaires GC, il incombe au programme ou au service du ministère client de récupérer toutes les réponses de Formulaires GC dans les 45 jours suivant leur réception.
Restez à jour avec les réponses reçues :
Connectez-vous à votre compte Formulaires GC au moins une fois par semaine pour télécharger et confirmer toutes les nouvelles réponses aux formulaires.
Si les réponses ne sont pas téléchargées et confirmées (approuvées pour suppression) en temps voulu, une série de rappels sera envoyée aux clients pour les inciter à remplir leurs obligations et à récupérer toutes les réponses du système.
Procédure d’escalade pour les réponses en retard :
Le non-respect des conditions d’utilisation relatives à la conservation des données de réponses au formulaire dans Formulaires GC pendant plus de 30 jours peut entraîner des restrictions de compte. Cela peut inclure notamment une restriction de l’accès aux nouvelles réponses jusqu’à ce que les réponses en retard soient récupérées et, dans certains cas, un processus d’incident impliquant le transfert des données au propriétaire du service ou à l’équipe AIPRP (accès à l’information et de protection des renseignements personnels) du ministère, ainsi que la désactivation ou la fermeture du compte.
Restrictions relatives au compte et ligne de temps pour les réponses en retard :
- Jour 1 : Réponse reçue.
- Jours 1 à 14 : Délai normal de récupération des réponses.
- Jours 15 à 21 : Signalement dans le tableau des réponses des réponses en retard.
- Jours 22 à 28 : Une bannière apparaît en haut de la page des réponses pour vous informer que des réponses sont en attente.
- Jours 29 à 35 : Nous commençons à vous envoyer des courriels pour vous informer que vous devez télécharger et confirmer les réponses.
- Jours 36 à 45 : Nous limitons le téléchargement de nouvelles réponses jusqu’à ce que les anciennes soient téléchargées et approuvées pour suppression.
- 60 jours et plus : Nous pouvons considérer le compte comme inactif et explorer les options pour envoyer vos données au propriétaire du service (gestionnaire) ou à l’équipe AIPRP de votre ministère.
