Formulaires GC ne stocke que temporairement les renseignements des formulaires soumis par les gens. Ce sont les ministères et organismes qui ont la garde et le contrôle ultimes des données de leurs formulaires. Par conséquent, lorsque l’option de livraison des réponses choisie est « Télécharger les réponses de Formulaires GC » (obligatoire pour les données Protégé B), les réponses doivent être extraites de Formulaires GC dans les 45 jours suivant leur réception.
Pour télécharger les réponses aux formulaires :
- Connectez-vous à Formulaires GC.
- Dans Formulaires, repérez le formulaire pour lequel vous voulez obtenir les réponses.
- Sélectionnez « Page Réponses ».
- Si des réponses ont été soumises, elles apparaîtront dans l’onglet « Nouveautés ».
- Vous devez télécharger les réponses dans un délai de 15 jours.
- Sélectionnez toutes les réponses et cliquez sur « Télécharger les réponses sélectionnées ».
- Vous pouvez télécharger jusqu’à 150 réponses à la fois. Il se peut que votre navigateur bloque la tentative de télécharger plusieurs fichiers — cela peut être modifié dans les paramètres de votre navigateur.
- Choisissez le format des réponses (HTML, CSV ou JSON)
- Si vous souhaitez avoir une feuille de calcul contenant plusieurs réponses, le format CSV est l’option à choisir.
- Choisissez l’endroit où les réponses seront enregistrées sur votre ordinateur.
- Réfléchissez à l’endroit où les réponses doivent être sauvegardées en fonction des politiques et processus de gestion de l’information de votre ministère ou organisme.
- Les réponses seront déplacées vers l’onglet « Téléchargements ».
- Vous aurez à nouveau un délai de 15 jours pour approuver la suppression des réponses.
Pour approuver la suppression des réponses aux formulaires :
Nous demandons que vous confirmiez avoir téléchargé les réponses et que vous approuviez leur suppression de Formulaires GC. Le fait d’avoir des réponses non confirmées pendant plus de 30 jours peut entraîner des restrictions de compte.
- Ouvrez le fichier de réponses téléchargé et assurez-vous que le contenu reflète une réponse authentique.
- Ouvrez le fichier de reçu (recu-receipt.html) qui a également été téléchargé.
- Cliquez sur le bouton « Copier les codes de réception » dans le reçu des réponses.
- Allez dans l’onglet « Téléchargements ».
- Cliquez sur le bouton « Approuver la suppression avec les codes de réception ».
- Vous pouvez approuver jusqu’à 150 réponses à la fois.
- Copiez et collez les codes de réception pour vérifier que les réponses ont bien été téléchargées.
- Soumettez les codes de réception. Les réponses seront déplacées vers l’onglet « Pour suppression ».
- Si vous rencontrez un problème avec une réponse spécifique, sélectionnez « Signaler un problème ».
